“Pengarsipan secara "alfabetikal"? efensien dan mudah”

Sebelum kita mengetahui apa itu pengarsipan alfabetikal, alangkah baiknya kita mengetahui apa itu arsip dan pengarsipan. Arsip merupakan suatu dokumen, data atau berkas yang kita miliki dan cenderung berwujud dokumen kertas yang memiliki nilai guna dan nilai historis. Maksud dari nilai guna adalah arsip ini bisa digunakan untuk mengenang masa-masa atau kejadian-kejadian yang pernah kita alami dan kemungkinan besar terlupakan. Nilai guna yang dimaksud di sini adalah
benda yang mungkin hari ini tidak diperlukan tapi lain waktu kita membutuhkan arsip tersebut. Contohnya: Surat tanah, ijazah, BPKB, dan barang berharga lainnya. Nilai historis di sini artinya dokumen yang kita miliki berarti dan akan menimbulkan kenangan bila kita melihatnya sayang untuk dibuang. Contohnya gambar masa kanak-kanak.

Sudah berapa ratus dokumen yang kita punya sejak kita TK sampai dewasa ini, kalau ini dibiarkan berantakan pasti satu rumahpun tidak akan cukup untuk menyimpan arsip-arsip kita dan bagaimana mengaturnya? Agar dapat tertata rapi dan teratur pengarsipan hadir sebagai solusi, tentang cara menata, mengurutkan, supaya tertata dengan rapi dan tentunya mudah untuk kita lihat-lihat lagi.

Apa itu Pengarsipan secara alfabetikal atau abjad?Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

apabila kita melakukan langkah diatas, insyaalloh arsip kita dapat tertata dengan rapi, dan mudah kita buka lagi sewaktu2 kita memerlukanya.

sekain dari saya semoga bermanfaat.